1. 概述

   本方针建立了记录、识别和问责的程序:

   1.  大学拥有的可移动设备项目，每项最低成本为5000美元，使用寿命超过一年. 这包括捐赠物品和用大学资金、赠款或礼物购买的物品(绿色标签物品);

   2.  赞助商拥有的设备(红色标签项目)符合“联邦采购条例”(FAR)和“统一指导”(UG)。.

2. 责任

   设备问责的责任分配给适当的管理员(在学术领域是这样), typically the department chair; school center or institute director; or dean). 在这个政策的其余部分, “部门”将用于指行政或学术领域的责任及其负责的领导人.

   各部门负责对设备库存记录的准确性进行认证，绿色标签项目每两年一次，红色标签项目每年一次.

   财务部门有责任保持适当的设备记录，并确保所有符合本政策标准的设备项目都通过分配标签编号来识别.

3. 部门必须报告设备状态的变化

   设备状态的变化必须由负责设备的部门报告给财务部门. 为此，应使用设备状态变更表. 状态变化发生时要报告.

   状态变化的例子:

   1. 偷来的

   2. 取消了(我.e.，送校园回收)

   3. 交易

   4. 退回给供应商

   5. 由于组织重组被调到其他部门

   6. 移交给其他负责人

   7. 搬迁到不同的房间或建筑

   所有被认为是多余的设备都要联系移动和剩余部门处理.

4. 使用校外设备

   带标签的设备只有在获得院系许可的情况下才能搬离校园. 带离校园的设备必须在学校工作人员的监督下使用. 将设备带离校园前，必须填写设备带离申请表，并将申请表副本寄给财务部门, 当设备还回来的时候.

5. 审计

   设备库存将由外聘审计员定期审计, 内部审计师和大学会计人员. 因此，所有影响移动设备的交易都必须妥善记录.

6. 程序

   设备库存控制程序载于下列网站:

   1. 大学自有设备:
      http://www.OHIO.edu/finance/equipment-inventory

   2. 赞助商自有设备:
      http://www.OHIO.edu/finance/equipment-inventory

评论家

本政策的修订建议应由以下人员进行检讨:

1. 控制器

2. CFAO的

3. 教师参议院

4. 院长

表格、参考资料和历史

1. 形式

   以下表格适用于本保单:

   1. 设备状态更改表格可在以下网址下载: http://www.俄亥俄州.edu/finance/forms.

   2. 请将设备带离校园表格可从以下网址获取: http://www.俄亥俄州.edu/finance/forms.

2. 参考文献

   下列事项与本政策有关:

   1. 政策 55.071，“剩余财产的处置。."

   2. 政策 47.001，“大学车辆的安全、采购、运行、维护和处置”."

   3. 政策 55.002，“利用大学资源”."

   4. 政策 55.074、“购货卡”."

   5. 联邦收购条例(FAR) & 《newbb电子》可透过以下网址下载: http://www.OHIO.edu/finance/equipment-inventory/

   6. 移动 & 剩余物品索取表格-剩余物品领取表格可于网上浏览:  http://www.OHIO.edu/moving-surplus

   7. 校园回收大件物品网上领取工作申请可于以下网址查询: http://www.OHIO.edu/recycle/work-requests

3. 历史

   本政策草案已分发以供审查, 他们的封面备忘录, 他们的形式, 和审稿人对它们的评论可以在 有密码保护的评论网站.

   本政策的先前版本是在:

   1. 二零零八年五月二十日

   2. 二四年八月十日

   3. 1982年7月1日

   4. 1978年4月28日