记录差旅费用

所有员工的旅行费用都有记录同意旅行和费用. 同意报告将生成任何现金交易的报销.

记录旅行的报告应该遵循命名惯例，以TR开头.
我们建议名称的其余部分如下:
- 旅行者姓氏的前四个字母
- 日期与4位数字的年份(第一次旅行日期, 交易日期, 最老的交易日期(如果有多个日期.g. TRSMIT04262024.
如果您为同一次旅行提交了多个报告, 请使用相同的报告名称，并加上字母A, B, C, 等. 直到最后. 不要等待旅行的所有费用打到你的同意账户, 导致策略内的延迟事务.
包括所有费用, 无论是通过大学信用卡支付，还是由需要报销的旅行者支付.

一般实体化

任何75美元或以上的非住宿旅行费用都需要在旅行费用报告中附上收据. 如果费用低于75美元，则不需要收据的例子包括出租车, 火车, 地铁, 行李费, 代理预订费, 停车.

所有其他的大学卡交易都需要收据. 持卡人/旅客将被要求偿还任何没有收据证明的交易.

快速参考指南

收据

收据必须包括供应商的名称, 交易日期, 购买或支付了什么, 费用的分项表, 总价包括小费(如果有的话).

会议和会议旅行必须包括议程, 行程表或类似文件，详细说明活动的日期和地点, 经营的业务或主题, 提供的餐食和其他相关信息.

请记住，同意中的每个报告都必须单独存在. 如果您有多个与特定旅行相关的报告，则应在每个报告中提供相关信息. 行程不需要附在机票上，但所有记录实际行程的报告都必须包括此支持文件.

自付差旅费的报销是通过批准TR报告来处理的. 一旦获得部门批准，财务部门每天都会处理报告.

旅行费用报告必须在旅行归来后15天内提交给审批人. 如果你延长你的私人旅行, 从旅行的商务部分结束后，您有15天的时间提交您的所有商务费用报告. 不能及时证明你的差旅费会给我们负责任的计划带来风险, 我们如何在不应课税的基础上为雇员报销/支付开支.